4 façons de faire lire vos emails

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi il arrive que votre courriel reçoive une réponse tout de suite – et d’autres fois vous n’avez pas de réponse pendant une semaine…ou jamais ?

Savez-vous à quelle fréquence les gens suppriment des mails sans les lire ? Connaissez-vous le pourcentage de mails qui ne sont pas lus par leurs propriétaires et qui débordent de boîtes de réception pour toujours ?

Moi non plus – mais j’ai vu des gens avec des milliers de messages non lus dans leur boîte de réception, donc je sais que c’est réel !

Sachez que si vous avez une entreprise dans le B to B vous pouvez faire appel à une agence de prospection qui se chargera de votre prospection par email pour vous.

Parlons de la façon dont nous pouvons empêcher que cela arrive aux emails que vous envoyez avec ces Techniques simples pour ouvrir, lire et répondre à vos mails.

1. Soyez bref

LE conseil le plus important de tous – c’est pourquoi c’est le premier. Gardez vos mails courts et précis !

Laissez-moi vous donner une formule simple :

Pour une valeur constante « g ».

g x (Longueur du courriel)^2 = Délai de réponse

Oui, c’est la longueur de l’email au carré. Plus un courriel est long, moins votre lecteur est susceptible d’y répondre en temps opportun – ou peut-être pas du tout.

À titre d’exemple personnel, si je dois lire un long courriel, penser à plusieurs points et écrire des réponses à chaque point – il est difficile de justifier cela, alors que je sais que je pourrais répondre à une douzaine de courriels plus courts provenant d’autres personnes dans le même laps de temps.

Règle générale : Pour obtenir une réponse rapide, il faut s’en tenir à quelques phrases d’introduction, quelques phrases de contexte et une question, et une phrase de remerciement.

C’est tout, 4-10 phrases, et je répondrai rapidement presque à chaque fois – à moins que les questions soient difficiles à répondre !

2. Utiliser un sujet descriptif

Chaque fois que je reçois un email avec un sujet vierge, à moins que je ne connaisse très bien l’expéditeur, devinez ce que je fais ? Je le jette dans un dossier pour le relire « plus tard ».

Je reçois jusqu’à 300 mails par jour – et malheureusement, si quelqu’un ne prend pas le temps de mettre une ligne d’objet, je ne prendrai pas le temps de l’ouvrir et d’établir un ordre de priorité.

Souvent, si le sujet est descriptif (par exemple : « Où avez-vous eu cette chemise le vendredi ? »), je l’ouvrirai tout de suite et, si le sujet est hors service, parce que je sais que je peux réagir rapidement.

Règle générale : Si vous ne pouvez pas résumer le point du courriel en une ligne d’objet, il se peut que vous essayiez d’en faire trop.

3. Écrire avec clarté et conviction

Soyez bref, allez droit au but – et soyez clair sur ce que vous dites, sans hésiter.

Si vous allez envoyer un courriel à quelqu’un et lui demander de l’aide, n’envoyez pas de courriel en disant

« Si vous pouviez m’aider d’une façon ou d’une autre, j’apprécierais, mais si vous n’y arrivez pas, je comprends, mais j’apprécierais vraiment que vous m’aidiez. »

Ce n’est pas bon.

Règle générale #1 : Si je ne peux pas répondre oui, non, ou choisir un style de réponse à choix multiples parmi les options que vous m’avez données, la demande manque de clarté. Faciliter la décision pour le destinataire.

Plutôt que d’aller avec une demande vague, une meilleure approche est d’aller de l’avant avec un résultat spécifique en tête. Vous pouvez toujours être poli sans imposer, mais écrivez avec un peu de clarté et de conviction !

C’est un bon exemple :

« J’aimerais vous rencontrer pour déjeuner et bavarder 45 minutes, est-ce que le mercredi ou le jeudi à midi vous convient ? Sinon, on peut discuter au téléphone demain après-midi, si vous préférez. »

Règle générale #2 : Si je n’arrive pas à déterminer quelle option vous préféreriez (peu importe ce que je choisis), il pourrait probablement utiliser un peu plus de conviction. Une exception notable à cette règle est si vous offrez plusieurs options pour que les bons moments se rencontrent.

4. Obtenir l’investissement du bénéficiaire

Imaginez une personne typique au bureau : ils ont un certain nombre de tâches sur lesquelles ils travaillent, ils sont peut-être en retard, ils sont stressés….et maintenant, ils voient apparaître un courriel de votre part – quelqu’un qu’ils n’ont jamais rencontré auparavant.

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Sans même lire le sujet, la première pensée qu’ils auraient pu avoir est « Oh non, j’ai autre chose à faire ! »

Pour surmonter cela, incitez-les à s’investir dans votre cause. Vous pouvez le faire de deux manières différentes :

Dans la mesure du possible, faites-vous présenter. Je suis 378% plus susceptible (note : statistique inventée) de répondre si quelqu’un m’a présenté. En fait, je ne pense pas avoir jamais ignoré un courriel où quelqu’un m’a présenté quelqu’un d’autre – ne jamais sous-estimer la valeur d’une recommandation.

Montrez au destinataire ce qu’il en retire. Trop souvent, nous écrivons des courriels qui parlent de « moi, moi, moi, moi ». Essayez plutôt de l’examiner du point de vue du destinataire. Imaginez qu’ils reçoivent 2 000 courriels par jour et que vous voulez que le vôtre soit celui qui est lu et auquel on répond. Branchez-vous sur ce que Brian Tracy appelle « la station de radio préférée de chacun », WIIFM, « What’s in it’s for me ?

Règle générale : Donnez-leur envie de continuer à lire – soit par respect pour leur contact, soit par l’occasion que vous leur offrez (et de préférence les deux !).

Assumer la responsabilité de l’intervention

La dernière pensée que j’aimerais vous laisser, c’est que vous avez le pouvoir d’influencer si votre courriel reçoit une réponse ou non. En facilitant la tâche du destinataire, vous pouvez augmenter considérablement les chances qu’ils vous répondent rapidement et avec les informations dont vous avez besoin.

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Ne vous contentez pas de contacter les gens avec l’espoir qu’ils reviendront vers vous – obtenez une référence si possible, soyez clair, allez droit au but et montrez comment le destinataire peut gagner en s’engageant avec vous.

Suivez ces directives et non seulement vous augmenterez vos chances de succès en contactant des personnes occupées – lorsque vous m’envoyez un courriel, vous pouvez simplement sauter à l’avant de la boîte de réception !